Bir şirketin saha ekibi büyüdüğünde araç ihtiyacı önce muhasebe masasında değil sahada hissedilir. İstanbul merkezli firmalarda süreç, ihtiyacın yazılı hale gelmesiyle başlar ve araçların ekiplere devreye alınmasıyla tamamlanır. Akış ihtiyaç…
Bir şirketin saha ekibi büyüdüğünde araç ihtiyacı önce muhasebe masasında değil sahada hissedilir. İstanbul merkezli firmalarda süreç, ihtiyacın yazılı hale gelmesiyle başlar ve araçların ekiplere devreye alınmasıyla tamamlanır. Akış ihtiyaç görüşmesi, araç seçimi, kapsam bilgisi, şirket içi onay ve devreye alma adımlarından oluşur. CVN Filo bu adımların tamamını tek merkezden yürütür.
Süreç, şirketin kaç araca ve hangi araç sınıfına ihtiyaç duyduğu netleştiğinde hız kazanır. 500 aracı aşan filo ve 19 farklı araç seçeneği, sedan, SUV veya panelvan taleplerinin aynı görüşmede karşılanmasını sağlar. 2010 yılında başlayan çalışma düzeni, kurumsal firmaların alışık olduğu yazılı akışa uyum gösterir.
Süreç, şirketin araç sayısını ve kullanım amacını tanımladığı ihtiyaç görüşmesiyle başlar. Bu görüşmede kaç personelin araç kullanacağı, araçların hangi işte kullanılacağı ve kiralama süresi konuşulur. CVN Filo binek ve ticari araç seçeneklerini bu bilgilere göre daraltır. Görüşme 0 216 445 46 46 numarası üzerinden ya da başvuru formuyla yürütülür.
Tek muhatapla ilerleyen iletişim, kurumsal karar süreçlerindeki tekrar eden bilgi aktarımını ortadan kaldırır. İstanbul merkezli şirketlerde satın alma birimi, insan kaynakları ve saha yöneticisi aynı konuda farklı sorular sorar. CVN Filo tarafında filo araç kiralama talebini tek kişi takip ettiğinde bu sorular aynı kayıt üzerinden yanıtlanır. Araç sınıfı değişikliği veya adet güncellemesi bir sonraki görüşmede yeniden anlatılmaz.
Bu düzen, 1000’in üzerinde kurumsal müşteri kaydı barındıran bir yapıda takibi kolaylaştırır. Talep bilgisi, araç listesi ve devreye alma planı aynı dosyada birikir. Yöneticinin onay için ihtiyaç duyduğu veri tek noktadan gelir.
Araç seçimi, ihtiyaç görüşmesinde ortaya çıkan kullanım profiline göre yapılır. Yönetici kullanımı için sedan, saha ekipleri için SUV, malzeme taşıyan birimler için panelvan öne çıkar. BMW, Audi, Ford, Toyota, Renault, Citroen, Fiat ve Opel markaları arasından liste hazırlanır. Filoda otomatik şanzıman seçenekleri ağırlıktadır ve bu yapı yoğun program takip eden personele uyar.
Planlama, araç adedinin dönemsel dağılımını da kapsar. Şirket beş araçla başlayıp altı ay sonra ekleme yapmayı düşünüyorsa bu bilgi seçim aşamasında paylaşılır. Esnek ölçekleme, mevcut listeye sonradan araç eklenmesini kolaylaştırır.
Onay aşaması şirketin kendi hiyerarşisine göre şekillenir ve süreç bu düzene uyarlanır. Genel müdür onayı gereken firmalarda araç listesi ve kapsam bilgisi yazılı olarak iletilir. Sigorta korumasının ve planlı servis takviminin araçla birlikte geldiği bu aşamada netleşir. CVN Filo talep sahibine güncel tek liste sunar.
Her adımda sorumluluğun kimde olduğunu bilmek süreci hızlandırır. Şirket tarafında talep sahibi, CVN Filo tarafında tek muhatap adımları takip eder. Aşağıdaki dağılım kurumsal firmalarda sık görülen akışı özetler.
| Adım | Şirket Tarafı | CVN Filo Tarafı |
| İhtiyaç görüşmesi | Araç adedini ve kullanım amacını bildirir | Uygun araç sınıflarını belirler |
| Araç seçimi | Marka ve sınıf tercihini paylaşır | 19 araç seçeneğinden liste hazırlar |
| Kapsam bilgisi | Beklentilerini yazılı iletir | Sigorta koruması ve planlı servis takvimini aktarır |
| Şirket içi onay | İlgili yöneticiden onay alır | Güncel listeyi tek dosyada tutar |
| Devreye alma | Kullanıcı personeli belirler | Araçları planlanan sıraya göre hazırlar |
Devreye alma planı, araçların hangi ekibe hangi sırayla verileceğini belirler. Yoğun çalışan şirketlerde tüm araçların aynı anda kullanıma girmesi her zaman gerekmez. Saha ekibinin araçları önce, yönetim kadrosunun araçları sonra devreye alınabilir. CVN Filo bu sıralamayı şirketin bildirdiği önceliğe göre planlar.
Kendi ofisleri birden fazla noktada bulunan şirketlerde koordinasyon tek liste üzerinden yürütülür. Araçlar lokasyon bazında gruplanır ve her grup için araç sınıfı ile adet ayrı satırda tutulur. Sultanbeyli/İstanbul merkezinden tüm gruplar aynı dosyada izlenir. Bir ofisten diğerine geçen çalışanın aracı da aynı liste üzerinde yer değiştirir.
Araçlar teslim edildikten sonra süreç ek araç ve değişiklik talepleriyle devam eder. Şirket yeni personel aldığında aynı muhataba tek bildirimle araç ekleme talebi iletir. Mevcut kayıt elde olduğu için görüşme baştan kurulmaz. Aktif filodaki 500 üzeri araç sayesinde CVN Filo ek talepleri mevcut listeye işler.
İstanbul merkezli şirketlerde güncellemeler çoğunlukla bütçe dönemleriyle aynı zamana denk gelir. Talep sahibi araç adedini ve sınıfını bildirir, kalan adımlar önceki akışla aynı şekilde ilerler. 15 yılı aşan deneyim, tekrar eden taleplerin kayıt üzerinden karşılanmasını sağlar.
Süreç genellikle beş temel adımda ilerler. Önce ihtiyaç görüşmesi yapılır ve araç adedi netleşir. Ardından araç sınıfı ile marka listesi hazırlanır. Kapsam bilgisi şirket içi onaya sunulur, sözleşme imzalanır ve araçlar planlanan sıraya göre ekiplere devreye alınır. Adım sayısı şirketin iç onay düzenine göre değişebilir. CVN Filo bu akışı tek merkezden yürütür.
Şirket tek muhatapla iletişim kurar. Satın alma, insan kaynakları ve saha yöneticisi farklı sorular sorsa da yanıtlar aynı kayıt üzerinden verilir. Bu düzen araç sınıfı değişikliği veya adet güncellemesi gibi taleplerin yeniden anlatılmasını önler. Talep bilgisi, araç listesi ve devreye alma planı aynı dosyada birikir, böylece bilgi kaybı yaşanmaz.
Planlama, araçları kullanacak personel listesine ve ekip önceliklerine göre yapılır. Saha ekibinin araçları önce, yönetim kadrosunun araçları sonra devreye alınabilir. Araç sınıfı görev tanımıyla eşleştirilir; sedan yönetici kullanımına, panelvan malzeme taşıyan birimlere uygundur. Yakıt tipi tercihi de kullanım yoğunluğuyla birlikte değerlendirilir ve sıralama şirketin bildirdiği önceliğe göre kesinleşir.
Onay aşamasında araç listesi, araç sınıfları ve kiralama kapsamı yazılı olarak paylaşılır. Kapsamda sigorta koruması ve planlı servis takvimi bulunduğu bilgisi de aynı belgede yer alır. Şirket içi hiyerarşiye göre genel müdür veya satın alma yöneticisi listeyi inceler. Tek muhatap düzeni sayesinde yönetici, güncel tek bir liste üzerinden karar verir.
Yorum Yap