Tescilli marka portföyünü yönetmek: yenileme, izleme, devir ve lisans

Marka tescili, hakkın kazanıldığı an olduğu kadar takibin başladığı andır. Tescil belgesi geldikten sonra hiçbir işlem yapılmazsa koruma süresinin sonunda hak kendiliğinden düşer, benzer bir başvuru bültende yayımlandığında kimse itiraz etmez, kullanılmadan geçen yıllar iptal talebine zemin hazırlar. Portföy yönetimi dediğimiz şey, bu sessiz kayıpları önlemek için kurulan bir takip düzeninden ibarettir.

Tek markası olan bir işletmede bu düzen birkaç takvim kaydı kadar sade olabilir. Onlarca marka, birden çok sınıf ve farklı ülkelerde tescil söz konusu olduğunda ise yenileme, izleme, devir ve lisans işlemlerinin tek bir envanter üzerinden yürütülmesi gerekir.

Tescilden sonra marka hakkı hangi yollarla zayıflar

Tescilli bir marka birbirinden bağımsız üç yoldan zayıflar. Birincisi süredir: koruma başvuru tarihinden itibaren on yıl sürer, onar yıllık dönemlerle sınırsız sayıda yenilenebilir, ancak yenileme talebi yapılmazsa koruma sona erer. İkincisi kullanımdır: tescilden itibaren beş yıl içinde tescil kapsamındaki mal veya hizmetlerde ciddi biçimde kullanılmayan marka, kullanmama nedeniyle iptal talebiyle karşılaşabilir. Üçüncüsü sessizliktir: sonraki tarihli bir tescilin kullanıldığını bildiği veya bilmesi gerektiği halde beş yıl boyunca harekete geçmeyen marka sahibi, sessiz kalma yoluyla hükümsüzlük talebinde bulunma imkanını kaybedebilir. Sonraki tescilde kötü niyet bulunması hali bunun dışındadır.

Bu üç mekanizmanın ortak yanı, hiçbirinin bir uyuşmazlıkla başlamamasıdır. Hak, dava kaybedildiği için değil, bir tarih izlenmediği için erir. Portföy yönetiminin işlevi de tam olarak burada ortaya çıkar.

Yenileme: koruma dönemi, talep penceresi ve ek süre

Yenileme talebi, koruma süresinin sona ereceği tarihten önceki altı aylık dönemde yapılır. Bu pencere kaçırıldığında hak aynı gün bitmez; ek ödeme koşuluyla, koruma süresinin dolduğu tarihten itibaren altı aylık ek süre içinde de yenileme istenebilir. İkinci pencere de kapanırsa marka sicilden terkin edilir ve aynı işareti yeniden korumak için baştan başvuru yapmak gerekir. Bunun sonucu yalnızca bir işlem tekrarı değildir: eski başvuru tarihinden gelen öncelik de kaybedilir.

Yenileme, tescilin kapsadığı mal ve hizmetlerin tamamı için yapılabileceği gibi bir kısmı için de yapılabilir. Yıllar içinde fiilen terk edilmiş sınıfları kapsam dışında bırakmak portföyü sadeleştirir, fakat bu karar geri alınabilir bir karar değildir. Daraltılan kapsamı geri kazanmanın yolu yeni bir başvurudur ve o başvuru da kendi tarihiyle sıraya girer.

Takip işletme içinde de yürütülebilir, marka vekiline de bırakılabilir. İkinci durumda yenileme uyarısı, bülten izlemesi ve kullanım kayıtları aynı dosyada toplanır. Marka vekilliği ile avukatlık yetkisini birlikte taşıyan Mia Hukuk marka ve patent avukatı ile yürütülen bir portföyde, yenileme hazırlığı sırasında fark edilen benzer bir başvuru itiraz veya dava tarafına aynı dosya üzerinden taşınabilir.

İzleme ve iki aylık itiraz penceresi

Marka izleme, kendi markanıza yakın duran yeni başvuruların Resmi Marka Bülteni’nde yayımlandığı anda fark edilmesidir. Yayımdan itibaren iki ay içinde yayıma itiraz edilebilir. Bu süre geçtikten sonra idari itiraz yolu kapanır ve benzer sonucu elde etmek için hükümsüzlük davası gerekir. Kurum önünde çözülebilecek bir mesele böylece yargı aşamasına ve çok daha uzun bir sürece taşınmış olur.

İzleme yalnızca markanın birebir aynısıyla sınırlı tutulduğunda işe yaramaz. Karıştırılma ihtimali doğuran benzer yazımlar, aynı kökten türetilen ekler ve benzer mal veya hizmet sınıflarındaki başvurular da izleme kapsamına girer. Marka ayırt ediciliğini bir şekil unsurundan alıyorsa kelime bazlı tarama tek başına yeterli olmaz.

Kullanım kanıtını portföyün parçası saymak

Kullanım, iptal talebine karşı ve karşı taraf kullanmama definde bulunduğunda ispatlanması gereken bir olgudur; ispat marka sahibinden beklenir. Bu nedenle kullanım kanıtı, ihtiyaç doğduğunda toplanacak bir belge yığını değil, baştan düzenli tutulan bir arşivdir.

• Ürün ambalajı, etiket ve kullanım kılavuzu görselleri
• Markanın göründüğü fatura, irsaliye ve sipariş kayıtları
• Reklam, katalog, fuar ve tanıtım materyalleri
• İnternet sitesi ile satış sayfalarının tarih bilgisi taşıyan görüntüleri
• Hangi işaretin hangi sınıfta ne zaman kullanıldığını gösteren dosya düzeni

Arşivin sınıf bazında ayrılması önemlidir, çünkü iptal talebi tescil kapsamının tamamına değil, yalnızca kullanılmayan mal ve hizmetlere yönelebilir. Markanın sahibinin izniyle üçüncü bir kişi tarafından kullanılması da marka sahibi lehine kullanım sayılır; lisans verilmiş markalarda lisans alanın kayıtları bu yüzden arşivin dışında bırakılmamalıdır.

Devirde şekil şartı, unvan ve adres kaydı

Marka devri yazılı bir sözleşmeyle yapılır ve sözleşmenin noter tarafından onaylanması aranır. Sözleşme taraflar arasında hüküm doğursa bile, devir sicile kaydedilmediği sürece iyi niyetli üçüncü kişilere karşı ileri sürülemez. Pratikte bunun anlamı şudur: devralan taraf kendi adına itiraz veya dava yoluna gitmek istediğinde sicilde hala eski sahip görünüyorsa süreç en baştan tıkanır.

Devir, tescil kapsamındaki mal ve hizmetlerin bir kısmı için de yapılabilir. Kısmi devirde aynı veya benzer işaretin farklı sahiplerde kalması karıştırılma ihtimali doğurabileceğinden, hangi sınıfların hangi tarafta kalacağı sözleşme yazılmadan önce değerlendirilir. Şirket birleşmesi, tür değişikliği, unvan ve adres değişikliği de sicile yansıtılması gereken işlemlerdir. Kurumun yaptığı bildirimler sicildeki adrese ulaştığı için güncelliğini yitirmiş bir adres kaydı, yenileme veya itiraz süresinin fark edilmeden geçmesine yol açabilir.

Lisans sözleşmesinde belirlenmesi gereken sınırlar

Lisans, mülkiyeti devretmeden kullanım hakkı vermektir. Sözleşme kurulurken en az beş nokta açık biçimde yazılır.

• Kapsam: lisansın hangi mal ve hizmetleri, hangi sınıfları içerdiği
• Coğrafya: kullanımın hangi ülke veya bölgeyle sınırlandığı
• Süre: sözleşme süresi ile tescilin kalan koruma süresi arasındaki ilişki ve yenileme sorumluluğunun kimde olduğu
• Tür ve yetki: lisansın inhisari olup olmadığı, alt lisans verilip verilemeyeceği, tecavüz halinde dava açma yetkisinin kimde bulunduğu
• Kullanım ve kalite: markanın hangi biçimde kullanılacağı ve kalite denetiminin nasıl yürüyeceği

Sözleşmede aksi kararlaştırılmadıkça lisans alan, lisanstan doğan haklarını üçüncü kişilere devredemez ve alt lisans veremez. Dava yetkisi bakımından inhisari lisans sahibi kural olarak kendi adına dava açabilir; inhisari olmayan lisans sahibinden ise önce marka sahibine başvurup dava açılmasını istemesi, bu talebe rağmen dava açılmadığı takdirde kendi adına harekete geçmesi beklenir. Lisansın sicile kaydedilmesi de devirde olduğu gibi üçüncü kişilere karşı ileri sürülebilirlik açısından belirleyicidir.

Envanterde asgari olarak takip edilen tarihler

Portföy envanteri markanın kendisinden çok tarihleri ve kapsamı listeler. Aşağıdaki dört satır, tek markalı bir işletme için bile tutulması gereken asgari çerçeveyi verir.

Yurt dışı koruması varsa envanterin bir sütunu daha olur. Madrid Sistemi ile tek başvuruda 130’dan fazla ülkede koruma talep edilebilir, ancak uluslararası tescil ilk beş yıl boyunca dayandığı ulusal tescile bağlıdır. Bu dönemde ulusal tescil düşerse uluslararası tescil de etkilenir; yurt dışı portföyü olan işletmelerde ulusal dosyanın izlenmesi bu nedenle iki kat önem taşır.

Takibi kişiye değil dosyaya bağlamak

Portföy yönetimi teknik olarak zor bir iş değildir. Zorluk, tarihlerin çok uzun aralıklarla gelmesinden ve arada unutulmasından kaynaklanır. On yıllık bir yenileme aralığında işletmenin muhasebecisi, adresi, e-posta hesabı ve kimi zaman ortaklık yapısı değişmiş olur. Envanteri belirli bir kişinin hafızasına değil, güncellenen bir dosyaya bağlamak bu yüzden portföy yönetiminin en sade kuralıdır.

Buradaki anlatım tescilli markalarda işleyen genel çerçeveyi tarif eder. Bir portföyde hangi tarihte hangi işlemin gerektiği sicil kaydına, tescil kapsamına ve fiili kullanıma göre değişir; bu nedenle her dosyanın kendi belgeleri üzerinden ayrıca incelenmesi gerekir. Elinizdeki tescilde yenileme, izleme, devir veya lisans başlıklarından biri gündemdeyse, sicil kayıtlarınızla birlikte hukuki danışma almak, süre geçtikten sonra seçenek aramaya göre çok daha geniş bir hareket alanı bırakır.