Toplu Dağıtımda Promosyon Kalem Bütçesi Nasıl Planlanır?

Toplu kalem dağıtımında bütçe, birim fiyattan değil toplam adetten kurulur. Kaç kişiye ulaşılacağı netleşmeden hiçbir fiyat satırı anlam taşımaz. Batı Promosyon kataloğunda kalem grubu 154 modelle yer alır ve minimum sipariş 50-100 adet aralığındadır. Planlama, hedef kitle sayısının kağıda yazılmasıyla başlar.

Adet planlaması üç sorunun cevabını ister. Kalemler kimlere gidecek, hangi kanaldan dağıtılacak ve teslim hangi tarihte alınacak. Bu üç cevap bütçe tablosunun satırlarını doğurur. Kademeli indirim adede bağlı işlediği için doğru adet, birim maliyeti doğrudan aşağı çeker.

2001’den bu yana İstoç Ticaret Merkezi’nde çalışan ekip, kurumsal alımlarda adet kırılımını sipariş öncesinde ister. Kırılımı yazılı hale getirmek, sonradan ek sipariş açma ihtiyacını azaltır. Ek sipariş ise baskı ayarının ikinci kez kurulmasına ve takvimin uzamasına yol açar.

Toplu Kalem Dağıtımında Adet Planlaması Neden Önce Gelir?

Adet, bütçenin çarpanıdır. Model tercihi değişse bile toplam adet sabit kaldığında bütçe iskeleti ayakta kalır. 154 modellik kalem grubunda fiyat aralığı geniştir, bu yüzden önce adet sonra model belirlenir. Adet netleştiğinde uygun modeller birkaç dakika içinde daralır.

1. Ulaşılacak toplam kişi sayısı
2. Dağıtımın süreceği ay sayısı
3. Kanal başına düşen kalem adedi
4. Yedek stok için ayrılan pay
5. Baskı ve kargo dahil toplam üst limit

Kaç Adet Promosyon Kalem Sipariş Vermek Gerekir?

Hedef kitle sayısının üzerine yüzde 15 yedek eklenerek başlanır. 50 kişilik bir eğitimde 60 adet yeterli olurken 400 kişilik bayi toplantısı 460 adede çıkar. Minimum sipariş 50-100 adet aralığında olduğundan küçük etkinliklerde alt sınır belirleyici olur. Rakam bir kez yazıldıktan sonra kanal kırılımına geçilir.

Sipariş formu doldurulmadan önce promosyon kalem kategorisindeki modeller adet sütunuyla birlikte listelenir. Listede her satıra tahmini kişi sayısı ve dağıtım tarihi yazılır. Tek sayfalık bu liste, teklif isteme aşamasında yazışma sayısını azaltır.

Dağıtım Kanalı Başına Adet Kırılımı Nasıl Yapılır?

Kırılım, kanalları ayrı satırlara yazarak yapılır. Fuar standı, bayi ziyaretleri, personel dağıtımı ve eğitim organizasyonları farklı tüketim hızına sahiptir. Stantta kalem hızlı biter, personel dağıtımında sayı listeye bağlı kalır. Aşağıdaki tablo örnek bir kırılımı gösterir.

Tablodaki satırlar toplandığında sipariş 810 adede ulaşır. Bu rakam 500-999 kademesinin içinde kalır ve bir üst kademeye 190 adet mesafededir. Tablo sipariş sırasında paylaşılırsa paketleme kanal bazında ayrılır. Dağıtım gününde sayım işi böylece kısalır.

Yedek Stok Payı İçin Ayrılacak Adet Oranı

Yedek pay, dağıtım gününde eli boş kalmamak için ayrılır. Kişi sayısı tahmine dayanan kanallarda pay yükselir, listesi kesin olan kanallarda düşer. Hasar gören veya kaybolan kalemler de bu paydan karşılanır. Pay, toplam siparişin içinde eritilir ve ayrı bir alım olarak açılmaz.

1. Fuar ve stant gibi açık kanallarda yüzde 20
2. Bayi ziyaretlerinde yüzde 15
3. Personel listesi kesinse yüzde 10
4. Numune ve arşiv dosyası için 5 ile 10 adet
5. Baskı kontrolü sırasında ayrılan birkaç adet

İndirim Eşiğine Yaklaşan Siparişlerde Adet Yuvarlama Kararı

Eşiğe yakın adetler yukarı yuvarlandığında birim maliyet düşer. 460 adetlik ihtiyaç 500 adede taşındığında sipariş bir üst kademeye geçer ve artan 40 kalem yedek stoğa yazılır. 940 adetlik bir plan 1000 adede çıkarıldığında kargo yükü de tedarikçi tarafına geçer. Karar, artan kalemlerin sonraki dönemde kullanılıp kullanılmayacağına bakılarak verilir.

1. Eşiğe 60 adetten az mesafe kalması
2. Logo tasarımının yıl boyunca geçerli kalması
3. Kalemleri saklayacak kuru bir depo alanı bulunması
4. Sonraki çeyrekte yeni bir etkinlik takviminin olması

Teslim Takvimi Sipariş Adedini Nasıl Etkiler?

Takvim, dağıtım gününden geriye doğru kurulur. Stoklu ürünler 24-48 saat içinde kargoya verilirken baskılı siparişler 3-7 iş günü sürer. Görsel onayı ve ücretsiz dijital baskı provası için ayrıca gün ayrılır. Mesai Pazartesi ile Cuma arasında 09:00-18:30 olduğundan hafta sonu üretim gününe sayılmaz.

Takvim sıkıştığında adedi bölmek yerine baskı tekniğini sadeleştirmek daha güvenlidir. Acil işlerde 0 212 659 96 30 numarası ya da WhatsApp hattı üzerinden stok durumu sorulur. Stokta hazır model, adedin tamamını tek partide teslim almayı sağlar.

Baskı Ve Kargo Giderlerinin Bütçedeki Yeri

Bütçe satırı yalnızca kalem birim fiyatından oluşmaz. Serigrafi, tampon baskı, lazer kazıma ve UV baskı dahil 8 teknik arasından seçim yapılır ve seçilen teknik maliyeti değiştirir. 1000 adet üzerindeki siparişlerde kargo ücreti tahsil edilmez. Numune bedeli ise sipariş tamamlandığında iade edilir.

Kanal başına farklı baskı rengi istendiğinde hazırlık sayısı artar. Tek tasarımı tüm kanallarda kullanmak, 810 adetlik bir siparişte hazırlık maliyetini tek seferde tutar. Renk ayrımı gerekiyorsa kırılım tablosuna ayrı bir sütun eklenir.

Toplu Dağıtım Bütçesi İçin Uygulama Adımları

Bütçe altı adımda tamamlanır. Her adım bir öncekinin çıktısını kullanır ve sıra bozulduğunda rakamlar baştan hesaplanır. Tablo ve liste aynı dosyada tutulur.

1. Ulaşılacak toplam kişi sayısını kanal kanal yazın
2. Her kanala yüzde 10 ile yüzde 20 arasında yedek pay ekleyin
3. Satırları toplayıp ham sipariş adedini bulun
4. Adedi en yakın indirim kademesine göre yukarı yuvarlayın
5. Baskı tekniğini ve kargo satırını bütçeye ekleyin
6. Dağıtım gününden geriye 3-7 iş günü sayıp sipariş tarihini kilitleyin

Adımlar tamamlandığında elde tek sayfalık bir sipariş planı kalır. Google üzerinde 238 yorumla 5.0 puana sahip bir ekiple çalışırken bu plan teklif sürecini kısaltır. Plan onaylandıktan sonra baskı dosyası hazırlanır ve üretim takvimi işlemeye başlar.

Sıkça Sorulan Sorular

Toplu Kalem Siparişinde Yedek Pay Ne Kadar Olmalı?

Yedek pay, dağıtım kanalının belirsizliğine göre yüzde 10 ile yüzde 20 arasında ayarlanır. Fuar ve stant gibi kişi sayısı tahmine dayanan kanallarda üst sınıra yaklaşılır. Personel dağıtımı gibi liste netse yüzde 10 yeterlidir. Yedek pay, sipariş sonrası ek talep açma ihtiyacını azaltır. Baskılı siparişte üretim 3-7 iş günü sürdüğü için ek sipariş takvimi geriye çeker.

Dağıtım Kanalı Başına Adet Kırılımı Nasıl Kayıt Altına Alınır?

Kırılım, tek bir tabloda kanal adı, tahmini kişi sayısı, kalem adedi ve yedek payı sütunlarıyla tutulur. Her kanal kendi satırında yer alır ve toplam satırı sipariş adedini verir. Tablo sipariş öncesinde Batı Promosyon ekibiyle paylaşılır. Böylece baskı adedi ve paketleme kanal bazında ayrılır, dağıtım gününde sayım işi kısalır.

Sipariş Adedini İndirim Eşiğine Yuvarlamak Mantıklı Mı?

Eşiğe yakın siparişlerde yuvarlama birim maliyeti düşürür. 460 adetlik bir ihtiyaç 500 adede çıkarıldığında bir üst indirim kademesine geçilir ve artan 40 kalem yedek stoğa yazılır. 1000 adet sınırına ulaşan siparişlerde kargo ücreti de tedarikçi tarafına geçer. Karar öncesinde kalemlerin saklanacağı depo koşulu kontrol edilir.

Toplu Dağıtım İçin Teslim Takvimi Kaç Gün Önce Kurulmalı?

Baskılı siparişlerde üretim 3-7 iş günü sürer. Takvim, dağıtım gününden geriye doğru en az iki hafta öncesinden kurulur. Görsel onayı ve ücretsiz dijital baskı provası için birkaç gün ayrılır. Mesai Pazartesi ile Cuma günleri 09:00-18:30 arasında olduğu için hafta sonları hesaba katılmaz. Stoklu ürünlerde kargo 24-48 saatte çıkar.